Chef d’entreprise ou collaborateur, déclarez votre engagement avec la signature électronique !
De plus en plus de secteurs d’activités voient éclore le syndrome de la dématérialisation. Les chefs d’entreprise des TPE /PME doivent répondre par voie numérique à des appels d’offres, publics et privés, à des demandes administratives, à des échanges avec leur comptable, leurs clients…. Cela génère des contraintes : changement des habitudes de travail et erreurs dues à la modification des process bien établis autour du « papier ».
Avec le « papier », le chef d’entreprise peut tout voir, relire et bien signer chaque document (devis, commande, contrat, avenant,…) préalablement à la communication des pièces demandées. Bref, avec le papier, l’engagement du chef d’entreprise semble maîtrisé, mais l’abondance de documents devient une véritable galère pour la gestion administrative.
Avec « le papier », l’engagement est soumis à un coût, une perte de productivité dans les multiples échanges, une perte de temps quand une personne n’est pas présente pour signer… Sans oublier le risque lié à l’intégrité du document qui pèse sur la protection de l’entreprise. Lorsqu’elle pense utiliser des documents PDF non modifiables, elle se trompe car ceux-ci sont désormais convertibles sous Word.
Bref, dans le contexte économique actuel, « le papier » est générateur d’intrus dans la vie de l’entreprise et la freine dans l’évolution des demandes numériques en tout genre.
Sans tout révolutionner dans l’environnement informatique, passer à la signature électronique permet de simplifier et sécuriser la vie de la PME/TPE.
Avec le « numérique », de nouvelles solutions de protection et de sécurisation dans la diffusion de documents, notamment PDF, se sont développées pour les entreprises. Réservées aux plus grandes, elles sont aujourd’hui largement accessible aux TPE/PME. Pas besoin d’être un génie de l’informatique pour les installer et les utiliser.
La signature électronique PDF en est un exemple majeur. Développée sur les technologies de la cryptographie, elle permet de diffuser des PDF sécurisés en toute simplicité. Il faut compter quelques minutes de paramétrage pour basculer vers un environnement numérique sécurisé.
Dès lors, chaque envoi de document est protégé dans son intégrité avec une empreinte électronique infalsifiable, d’une trace du jour et de l’heure éventuellement certifiée avec un horodatage. Associé à un certificat électronique délivré par un prestataire spécialisé, la signature donne au document une valeur légale.
Voilà une avancée majeure que la TPE/PME ne doit plus ignorer pour accompagner sa trajectoire d’innovation dans le futur.
Pour en savoir plus, Almetis vous accompagne dans votre démarche.
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